ARCHIWIZACJA I BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI PRZEDSIĘBIORSTW

Zapytaj o to szkolenie

Poruszane zagadnienia:

KLUCZOWE ZAGADNIENIA SZKOLENIA:

• Jakie są wymogi formalno-prawne związane z prowadzeniem dokumentacji firmy, których bezwzględnie należy przestrzegać?
• W jaki sposób tworzyć , wdrażać i zmieniać instrukcję kancelaryjną i instrukcję archiwalną?
• Znaczenie i funkcjonowanie obieg dokumentacji papierowej i elektronicznej?
• Porządkowanie dokumentacji – jak oznaczać sprawy i konstruować rejestry?
• Jakich standardów i wytycznych należy przestrzegać w zakresie archiwizowania dokumentów? – regulacje ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Prowadzenie archiwum zakładowego – sposób tworzenia i funkcjonowania
• Praktyczne czynności związane z przekazywaniem dokumentacji do archiwum oraz warunki techniczne przechowywania
• Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych – kancelaria tajna
• Przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów oraz najczęściej spotykane naruszenia uprawnień
• Niszczenie dokumentów – procedury postępowania
• Udostępnianie dokumentów – kto może a kto nie może mieć dostępu do dokumentacji?
• Odpowiedzialność pracownicza, cywilna i karna za dokumentację

Cel szkolenia:

KLUCZOWE ZAGADNIENIA SZKOLENIA:

• Jakie są wymogi formalno-prawne związane z prowadzeniem dokumentacji firmy, których bezwzględnie należy przestrzegać?
• W jaki sposób tworzyć , wdrażać i zmieniać instrukcję kancelaryjną i instrukcję archiwalną?
• Znaczenie i funkcjonowanie obieg dokumentacji papierowej i elektronicznej?
• Porządkowanie dokumentacji – jak oznaczać sprawy i konstruować rejestry?
• Jakich standardów i wytycznych należy przestrzegać w zakresie archiwizowania dokumentów? – regulacje ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Prowadzenie archiwum zakładowego – sposób tworzenia i funkcjonowania
• Praktyczne czynności związane z przekazywaniem dokumentacji do archiwum oraz warunki techniczne przechowywania
• Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych – kancelaria tajna
• Przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów oraz najczęściej spotykane naruszenia uprawnień
• Niszczenie dokumentów – procedury postępowania
• Udostępnianie dokumentów – kto może a kto nie może mieć dostępu do dokumentacji?
• Odpowiedzialność pracownicza, cywilna i karna za dokumentację

Program:

DOKUMENTACJA PRZEDSIĘBIORSTWA – RODZAJE, CECHY, POWSTAWANIE, PODPISYWANIE, INSTRUKCJA KANCELARYJNA, OBIEG

• Rodzaje dokumentacji przedsiębiorstwa
• Wymogi formalno-prawne związane z prowadzeniem dokumentacji firmy
• Rodzaje dokumentów
• Cechy przykładowych dokumentów (akt notarialny, odpis z KSR, odpis z rejestru ksiąg wieczystych, dowód osobisty)
• Podpisywanie dokumentów, poświadczanie dokumentów, pełnomocnictwa do podpisywania dokumentów
• Tworzenie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnych – tworzenie, wdrażanie, zmiany, rodzaje
• Prawidłowy obieg dokumentacji przedsiębiorstwa – jak zapewnić bezpieczeństwo w:
• Pieczątki w obrocie gospodarczym i w firmie

PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH DANE OSOBOWE

• Dokumentacja pracownicza: kwestionariusze osobowe CV, umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu i płacy, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, świadectwa pracy itp. – w jaki sposób przechowywać? Kto może mieć dostęp, a jakie są sankcje w przypadku ujawnienia osobom nieupoważnionym?
• W jaki sposób chronić dane osobowe? – wymogi dyktowane ustawowo
• Przetwarzanie i archiwizacja dokumentacji związanej z danymi wrażliwymi – jakiego rodzaju mogą to być dane? W jaki sposób powinny być chronione?

PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI PRZED ARCHIWIZACJĄ – W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAĆ PRZEJRZYSTY SYSTEM DOKUMENTÓW?

• W jaki sposób oznaczać sprawy i dokumenty?
• Jak prawidłowo konstruować rejestr?
• Tryby postępowania z dokumentami papierowymi i elektronicznymi

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI FIRMY – JAKIE PROCEDURY PRAWNE NALEŻY SPEŁNIĆ?

• Co reguluje ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach? Jakich standardów i wytycznych w szczególności należy przestrzegać?
• Archiwum zakładowe – w jaki sposób tworzyć i jak powinno funkcjonować?
• Jakie są procedury prawne brakowania dokumentacji niearchiwalnej?
• Archiwizacja i bezpieczeństwo dokumentacji w związku z funduszami unijnymi
• Jakie są okresy przechowywania dokumentów w archiwum?
• Rola archiwisty

PRAKTYCZNE CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZEKAZYWANIEM DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ORAZ WARUNKI TECHNICZNE PRZECHOWYWANIA

• Kiedy dokumenty trafiają do archiwum i w jaki sposób powinno się to odbywać?
• Przygotowanie materiałów w celu przekazania do archiwum
• Opisywanie materiałów archiwalnych
• Jakie warunki techniczne powinny spełniać pomieszczenia i urządzenia z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentacji – wymogi prawne ujęte w różnych aktach prawnych
• Przenoszenie dokumentacji przechowywanej w formie papierowej na elektroniczne nośniki danych

ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI OBJĘTEJ KLAUZULĄ NIEJAWNOŚCI – SPOSOBY POSTĘPOWANIA I SANKCJE W PRZYPADKU UCHYBIEŃ

• Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych – kancelaria tajna
• Archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów zawierających informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa
• Zadania i działanie pełnomocnika ochrony informacji niejawnych

ROSZCZENIA I PRZESTĘPSTWA ZWIĄZANE Z DOKUMENTAMI

• Roszczenia i ich przedawnienie
• Jakie nieprawidłowości mogą wystąpić w dokumentacji?
• Przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów – jakiego rodzaju?
• Najczęściej spotykane naruszenia uprawnień

NISZCZENIE DOKUMENTÓW – PROCEDURY POSTĘPOWANIA

• W jaki sposób dokumenty powinny być niszczone?
• Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu a jakie nie?
• Korzystanie z usług firm zewnętrznych w zakresie niszczenia dokumentów – istotne elementy umów, kwestie odpowiedzialności

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW – KTO MOŻE A KTO NIE MOŻE MIEĆ DOSTĘPU DO DOKUMENTACJI?

• Dostęp do dokumentów w zależności od rodzaju dokumentów i uprawnień danych osób
• W jaki sposób odbywa się udostępnianie dokumentów pomiędzy działami?
• Jakie dokumenty i komu na zewnątrz organizacji można udostępniać?
• Udostępnianie dokumentacji na zewnątrz ze względu na wymogi/przymus prawny

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNICZNA, CYWILNA I KARNA ZA DOKUMENTACJĘ

• Odpowiedzialność pracodawcy za wytwarzanie dokumentacji w wersji pisemnej i elektronicznej
• Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną dokumentację
• Udostępnianie informacji
• Ochrona informacji niejawnej
• Odpowiedzialność prawna za udostępnianie dokumentacji archiwalnej
• Zróżnicowanie odpowiedzialności w odniesieniu do poszczególnych typów dokumentów oraz do treści w nich zawartych
• Rola kierownika jednostki organizacyjnej w zakresie realizacji zadań związanych z organizacją ochrony dokumentów

*Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów konferencji, kursów i seminariów zawartych w ofercie Langas Group w formie elektronicznej lub jakiejkolwiek innej bez zgody autora zabronione.

Certyfikaty:

Certyfikat ukończenia szkolenia.

Grupa docelowa:

• Asystent
• Specjalista/Referent
• Kierownik
• Dyrektor
• Dział prawny

Co zawiera cena:

• uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby
• materiały szkoleniowe, certyfikat
• obiad, poczęstunek podczas przerw

*cena nie zawiera noclegu

Poziom zaawansowania:

średni