CERTYFIKOWANY OFFICE MANAGER

Zapytaj o to szkolenie

Poruszane zagadnienia:

Zapraszamy do udziału w certyfikowanym szkoleniu, podczas którego:

• Dowiesz się, w jaki sposób zbierać informacje o potrzebach i pracować nad własnymi kompetencjami komunikacyjnymi
• Rozwiniesz umiejętności sprawnego posługiwania się narzędziami komunikacji zarówno przydatnych do optymalizacji procesów przepływu informacji, jak i do rozwiązywania trudnych sytuacji
• Zapoznasz się z elementami prawa skupiającymi się na ewidencjonowaniu czasu pracy, prowadzeniu list obecności, rozliczaniu podróży służbowych, czy urlopów
• Poznasz prawne aspekty organizacji obiegu dokumentacji, tworzenia pism biznesowych, zasad przechowywania i udostępniania kluczowej dokumentacji oraz postępowania z dokumentacją związaną z należnościami
• Poznacz metody planowania własnej pracy z wykorzystaniem techniki mind mappingu, która przynosi oszczędność rzędu 50-95% czasu
• Poznasz w jaki sposób planować spotkania, konferencje, innych projektów integracyjnych oraz koordynacji obiegu informacji dzięki mind mapping
• Dowiesz się, w jaki sposób możesz zwiększyć swoją sprawność w zapamiętywaniu dużej ilości treści dokumentów i przyspieszyć czytanie

Cel szkolenia:

Zapraszamy do udziału w certyfikowanym szkoleniu, podczas którego:

• Dowiesz się, w jaki sposób zbierać informacje o potrzebach i pracować nad własnymi kompetencjami komunikacyjnymi
• Rozwiniesz umiejętności sprawnego posługiwania się narzędziami komunikacji zarówno przydatnych do optymalizacji procesów przepływu informacji, jak i do rozwiązywania trudnych sytuacji
• Zapoznasz się z elementami prawa skupiającymi się na ewidencjonowaniu czasu pracy, prowadzeniu list obecności, rozliczaniu podróży służbowych, czy urlopów
• Poznasz prawne aspekty organizacji obiegu dokumentacji, tworzenia pism biznesowych, zasad przechowywania i udostępniania kluczowej dokumentacji oraz postępowania z dokumentacją związaną z należnościami
• Poznacz metody planowania własnej pracy z wykorzystaniem techniki mind mappingu, która przynosi oszczędność rzędu 50-95% czasu
• Poznasz w jaki sposób planować spotkania, konferencje, innych projektów integracyjnych oraz koordynacji obiegu informacji dzięki mind mapping
• Dowiesz się, w jaki sposób możesz zwiększyć swoją sprawność w zapamiętywaniu dużej ilości treści dokumentów i przyspieszyć czytanie

Program:

 DZIEŃ I 

NARZĘDZIA KOMUNIKACYJNE OFFICE MANAGERA I OPTYMALIZACJA PROCESU KOMUNIKACYJNEGO

NARZĘDZIA KOMUNIKACYJNE – USPRAWNIANIE SYSTEMU KOMUNIKACJI W BIURZE

• Budowanie komunikatów opartych o strukturę: treść, przekaz, pożądany efekt.
• Informacje, które budzą emocje ? – jak sobie z nimi radzić?

OFFICE MANAGER JAKO DORADCA – KLUCZOWA KOMPETENCJA

• Wpływ doradzania na jakość i szybkość obsługi osób zarządzających
• Rozwiązanie - zastosowanie - korzyść
• Przedstawianie alternatywnych możliwości
• Prezentacja rozwiązania. Budowanie zaufania

ZBIERANIE INFORMACJI O POTRZEBACH PRZEŁOŻONYCH ORAZ POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW

• Jak umiejętnie analizować potrzeby?
• Analiza uwarunkowań. Uzyskanie potwierdzenia
• Jak prawidłowo radzić sobie z potrzebami, których nie możemy zrealizować? Wykazywanie inicjatywy

OPTYMALIZACJA PROCESU KOMUNIKACJI

• Specyfika komunikowania się z różnymi działami firmy
• Analiza istniejących zakłóceń w efektywności komunikacji
• Rozpoznanie utrudnień w komunikacji i metody przeciwdziałania
• Redukcja wąskich gardeł, wzmacnianie i zaszczepianie nowych rozwiązań w dziale

EMOCJE I STRES W KOMUNIKACJI

• Rozpoznawanie i nazywanie emocji. Techniki radzenia sobie ze stresem.
• Techniki wizualizacji i zmiany submodalności, jako efektywne narzędzie radzenia sobie ze stresem. Jak sobie radzić z emocjami u innych osób?

BUDOWANIE RELACJI W TRUDNYCH SYTUACJACH

• Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami w pracy
• Zastrzeżenia– metody reagowania
• Selekcja usłyszanych zastrzeżeń i wątpliwości
• Technik i obejścia lub zmniejszenia wagi zastrzeżeń

 DZIEŃ II

PRAWNE PRZESŁANKI FUNKCJONOWANIA BIURA OFFICE MANAGERA

INSTYTUCJE PUBLICZNE I ORGANIZACJE KLUCZOWE W OTOCZENIU FIRMY Z PUNKTU WIDZENIA PRACY OFFICE MANAGERA

• Jaki jest zakresu kontaktów firmy z otoczeniem biznesowym i instytucjami publicznymi z punktu widzenia prawa?
• Jakie instytucje mogą monitorować działalność przedsiębiorstwa?
• Z jakimi sprawami i w jakim zakresie przedstawiciele firmy kontaktują się z instytucjami publicznymi?

PODSTAWOWE AKTY PRAWNE W UŻYCIU OFFICE MANAGERA

• Kluczowe postanowienia KSH najistotniejsze z punktu widzenia działalności poszczególnych rodzajów spółek
• Kodeks Cywilny i jego zastosowanie w praktyce umów handlowych
• Kodeks Postępowania Administracyjnego
• Krajowy Rejestr Sądowy

KOORDYNOWANIE OBIEGU DOKUMENTACJI I OCHRONA INFORMACJI O FIRMIE

• Obieg zewnętrzny dokumentów: forma czynności prawnej, podpisywanie dokumentów, elementy technik kontraktowania (listy intencyjne, umowy przedwstępne, umowy finalne)
• Obieg wewnętrzny dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej
• Odpowiedzialność prawna za wytwarzaną dokumentację
• Kto pełni nadzór nad dokumentacją?
• Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu?
• Jakie informacje muszą zawierać pisma i strona internetowa firmy?

ELEMENTY UMÓW HANDLOWYCH – UMOWY Z DOSTAWCAMI USŁUG

• W jaki sposób skonstruować zapytanie ofertowe?
• Jak zabezpieczyć interesy firmy na etapie negocjacji, ustalania warunków umowy i przed podpisaniem dokumentów wiążących?
• Jakie rodzaje umów stosować z dostawcami usług?
• Na co zwracać szczególną uwagę w umowach handlowych?
• E-umowy – umowy w obiegu elektronicznym
• Przykłady umów handlowych

 

 ZOBOWIĄZANIA – ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJA DOTYCZĄCĄ NALEŻNOŚCI

• Faktura, dowód spełnienia świadczenia
• Oświadczenie o uznaniu długu
• Wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe
• Prawidłowe wystawianie dokumentów stanowiących dowody istnienia wierzytelności. Jak uniknąć przedawnienia roszczenia?
• Prawidłowe prowadzenie ewidencji dłużników
• Należności przeterminowane

DZIEŃ III 

PLANOWANIE DZIAŁAŃ, MIND MAPPING I ELEMENTY SZYBKIEGO CZYTANIA – JAKO NARZĘDZIA SKUTECZNOŚCI W PRACY OFFICE MANAGERA

PLANOWANIE WŁASNEJ PRACY I EFEKTYWNE WYKORZYSTANIE CZASU

• Analiza efektywności własnej pracy – identyfikacja pożeraczy czasu, określanie mocnych i słabych stron w planowaniu, sformułowanie praktycznych zasad postępowania
• Planowanie zadań w kontekście własnej krzywej wydajności
• Triada planowania - strategia, projekt, system zarządzania czasem – jako kompleksowe narzędzie organizacji pracy Office Managera
• Jak skutecznie opracować harmonogram zadań?
• Konflikt celów i zadań – metody radzenia sobie w sytuacjach trudnych
• Sposoby „zwiększania” dostępnego czasu

METODA MAPOWANIA MYŚLI W ORGANIZOWANIU I PLANOWANIU DZIAŁAŃ I TWORZENIU NOTATEK, SPISU ZADAŃ – ĆWICZENIA

• Wielowymiarowość procesów myślowych
• Efektywność metody i oszczędność czasu zapisywania
• Ustalanie priorytetów dzięki mind mapingu
• Pobudzanie kreatywnych rozwiązań

ZASTOSOWANIE TECHNIKI MIND MAPPING W USTALANIU PROCESU DYSTRUBUCJI INFORMACJI W FIRMIE LUB ORGANIZACJI SPOTKAŃ, KONFERENCJI

• Tworzenie modelu przebiegu procesów komunikacji docelowej
• Przekazywanie i wymiana informacji – koordynacja obiegu
• Przygotowanie planu spotkania, konferencji z wykorzystaniem mind mapingu

WYKORZYSTANIE ELEMENTÓW TECHNIKI SZYBKIEGO CZYTANIA W PRACY Z DUŻĄ ILOŚCIĄ DOKUMENTACJI I TEKSTÓW

• Podstawy technik szybkiego czytania. Przetwarzanie i przyswajanie informacji. W jaki sposób zwiększyć zapamiętanie czytanych informacji, treści dokumentów? Sesja ćwiczeń wprowadzających

*Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów konferencji, kursów i seminariów zawartych w ofercie Langas Group w formie elektronicznej lub jakiejkolwiek innej bez zgody autora zabronione.

Certyfikaty:

Certyfikat ukończenia szkolenia

Grupa docelowa:

• Asystent
• Specjalista/Referent
• Kierownik
• Dyrektor

Co zawiera cena:

• uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby
• materiały szkoleniowe, zaświadczeni ukończenia szkolenia
• lunch oraz przerwy kawowe

* cena nie zawiera nocelgu

Poziom zaawansowania:

średni