Dokumentacja Biura Zarządu i Rady Nadzorczej Jak tworzyć, aktualizować, archiwizować dokumentację spółki?

Zapytaj o to szkolenie

Poruszane zagadnienia:

Szkolenie koncentruje się na najważniejszych kwestiach dokumentacyjnych:

• Jak tworzyć i wprowadzać zmiany do regulaminów wewnętrznych spółki?
• Jakie są skutki naruszenia wymogów w zakresie dokumentacji spółki kapitałowej?
• W jaki sposób protokołować przebieg posiedzeń – tworzenie protokołów i prowadzenie ksiąg protokołów
• Jak tworzyć projekty uchwał? Które decyzje zarządu/rady nadzorczej wymagają uchwał?
• Jak korygować błędy we wnioskach składanych w krajowym rejestrze sądowym?
• Jak zorganizować system/regulamin udzielania pełnomocnictw w dużej organizacji?
• W jaki sposób archiwizować dokumentację?
• Jak organizować obieg dokumentacji i udostępniać informacje w grupie kapitałowej?
• Prowadzenie ksiąg udziałów / ksiąg akcyjnych
• Wprowadzanie zmian do umowy spółki/statutu spółki
• Umowy z członkami zarządu oraz reprezentacja spółek
• W jaki sposób przygotować sprawozdanie finansowe w spółce kapitałowej?
• W jaki sposób przygotować dokumentację do walnych zgromadzeń?
• Jak prowadzić księgi akcyjne/księgi udziałów?

Cel szkolenia:

Szkolenie koncentruje się na najważniejszych kwestiach dokumentacyjnych:

• Jak tworzyć i wprowadzać zmiany do regulaminów wewnętrznych spółki?
• Jakie są skutki naruszenia wymogów w zakresie dokumentacji spółki kapitałowej?
• W jaki sposób protokołować przebieg posiedzeń – tworzenie protokołów i prowadzenie ksiąg protokołów
• Jak tworzyć projekty uchwał? Które decyzje zarządu/rady nadzorczej wymagają uchwał?
• Jak korygować błędy we wnioskach składanych w krajowym rejestrze sądowym?
• Jak zorganizować system/regulamin udzielania pełnomocnictw w dużej organizacji?
• W jaki sposób archiwizować dokumentację?
• Jak organizować obieg dokumentacji i udostępniać informacje w grupie kapitałowej?
• Prowadzenie ksiąg udziałów / ksiąg akcyjnych
• Wprowadzanie zmian do umowy spółki/statutu spółki
• Umowy z członkami zarządu oraz reprezentacja spółek
• W jaki sposób przygotować sprawozdanie finansowe w spółce kapitałowej?
• W jaki sposób przygotować dokumentację do walnych zgromadzeń?
• Jak prowadzić księgi akcyjne/księgi udziałów?

Program:

Dzień I

PRAWNE I FORMALNE WYMOGI DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W FIRMIE

• Kodeksowe i umowne/statutowe wymogi dotyczące dokumentacji będącej pod nadzorem Biura Zarządu spółki kapitałowej
• Nadzór nad obiegiem dokumentacji
• Skutki naruszenia wymogów w zakresie dokumentacji spółki kapitałowej - odpowiedzialność członków organów spółki: cywilna, karna oraz na gruncie prawa podatkowego

STATUT SPÓŁKI AKCYJNEJ/UMOWA SPÓŁKI Z O.O.

• Umowa spółki z o.o., statut spółki akcyjnej – znaczenie jako wewnętrznego dokumentu korporacyjnego
• Jakie zapisy powinny się znaleźć w statucie i umowie spółki?
• Które zapisy mogą znaleźć się w umowie, statucie i mogą znacznie ułatwić pracę organów
• Których zapisów nie umieszczać aby nie ograniczać pracy?

CASE STUDY: PRZYKŁADY UMOWY LUB STATUTU SPÓŁKI

DOKUMENTACJA SPÓŁKI W KRAJOWYM REJESTRZE SĄDOWYM

• Dane zawarte KRS wpis a akta rejestrowe
• Obowiązek zgłaszania danych (składania dokumentów) do KRS- skutki uchybienia terminom
• Prowadzenie korespondencji z sądem rejestrowym
• Pisemne informacje, wyciągi, odpisy, zaświadczenia – analiza dokumentów w zewnętrznym obiegu - wykorzystanie w praktyce Biura Zarządu
• Opis sposobu reprezentacji spółki zawartego w KRS
• Elektroniczna forma składania wniosku – kwestia podpisu elektronicznego

DOKUMENTACJA KORPORACYJNA W GRUPIE KAPITAŁOWEJ

• Czy wprowadzić „ujednolicenie” umów / statutów i regulaminów spółek w grupie kapitałowej?
• Obieg informacji, dokumentów w grupie kapitałowej
• Wydawanie poleceń w grupie kapitałowej
• Raportowanie w grupie kapitałowej: raport spółka córka – spółka matka; zasady raportowanie w grupie
• Wybrane elementy projektu prawa holdingowego

REPREZENTACJA SPÓŁEK KAPITAŁOWYCH – DOKUMENTY ZWIĄZANE Z PEŁNOMOCNICTWAMI I PROKURĄ

• Podstawowe i szczególne zasady reprezentacji spółek kapitałowych
• Umowy z członkami zarządu / rady nadzorczej - Jak powinna wyglądać prawidłowa konstrukcja kontraktów?
• Kompletowanie dokumentacji związanej z zatrudnianiem członków zarządu
• Prokura i pełnomocnictwo w praktyce spółki kapitałowej
• Członek zarządu pełnomocnikiem spółki kapitałowej
• Członek rady nadzorczej pełnomocnikiem spółki kapitałowej
• Rozwiązanie umowy z członkiem zarządu
  

PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZACJA REGULAMINÓW ZARZĄDU I RADY NADZORCZEJ

• Regulamin Zarządu i regulamin Rady Nadzorczej
• Kto przygotowuje i uchwala regulamin zarządu i rady nadzorczej?
• Regulamin zarządu i rady nadzorczej a umowa/statut spółki
• Co powinny zawierać regulaminy (wymogi obligatoryjne)?
• Jakie zapisy warto wprowadzić do regulaminu Zarządu, a jakie do regulaminu Rady Nadzorczej oraz jakie niesie to skutki?

PRZYGOTOWANIE PROJEKTU UCHWAŁY KROK PO KROKU

• Sprawy, które wymagające uchwał zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia spółki akcyjnej
• Co grozi przy nieuchwaleniu uchwały w wymaganej sprawie
• W jaki sposób tworzy się projekt uchwał?
• Jak wygląda proces podejmowania uchwał – dobre praktyki
• Jak napisać projekt uchwały
• Kiedy uchwała jest uważana za przyjętą?
• Czyje podpisy powinny znaleźć się pod uchwałami w przypadku każdego z organów spółki?
• Kiedy uchwała wchodzi w życie? - wyjątki

ĆWICZENIE: TWORZENIE PROJEKTU UCHWAŁY

Dzień II

DOKUMENTACJA ZWIĄZANA ZE ZWOŁYWANIEM POSIEDZEŃ ZARZĄDU I RADY NADZORCZEJ

• Tryby zwoływania posiedzeń zarządu
• Tradycyjna, a elektroniczna forma zwoływania posiedzeń
• Treść dokumentów związanych ze zwoływaniem obrad/posiedzeń
• Jak powinna brzmieć treść elektronicznego dokumentu zwołania posiedzenie (zarządu i rady nadzorczej)?
• Jak zbierać i przechowywać dokumentację elektronicznego zwołania posiedzeń organów?
• Zapisy w statucie odnośnie zwoływania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej w drodze elektronicznej

CASE STUDY: NAJCZĘŚCIEJ SPOTYKANE BŁĘDY WYSTĘPUJĄCE PODCZAS ZWOŁYWANIA POSIEDZEŃ

PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI DO WALNYCH ZGROMADZEŃ

• Zgromadzenia zwyczajne i nadzwyczajne, terminy zwołania
• Treść ogłoszenia o zwołaniu zgromadzenia , porządek obrad, projekty uchwał
• Droga elektroniczna zwołania zgromadzenia
• Sposoby techniczne zwoływania zgromadzenia, wymogi formalne dla spółek notowanych na GPW
• Kto jest uprawniony do udziału w zgromadzeniu?
• Rola i obowiązki przewodniczącego zgromadzenia, udział i rola notariusza
• Tryb zaskarżania uchwał zgromadzenia
• Rejestracja w KRS zdarzeń objętych uchwałami zgromadzenia

CASE STUDY: NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY FORMALNYM ZWOŁYWANIU ZGROMADZENIA

TWORZENIE PROTOKOŁU - SPOSOBY PROTOKOŁOWANIA - PROWADZENIE KSIĄG PROTOKOŁÓW

• Jak tworzyć protokół ?
• Forma i treść obligatoryjna protokołu; sposoby protokołowania
• Uzgadnianie projektu protokołu, przyjęcie wersji ostatecznej, podpisywanie
• Co protokołować ponad treść obligatoryjną? Czy i jak protokołować „negatywną” uchwałę?
• Znaczenie protokołu
• Prowadzenie Księgi Protokołów Zgromadzenia wspólników, Księgi Protokołów posiedzeń Zarządu/Rady Nadzorczej
• Podejmowanie uchwał w trybie głosowania pisemnego, a problem protokołowania
• Zatwierdzanie treści protokołu

CASE STUDY: ANALIZA PROTOKOŁU

OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH I DOKUMENTACJI SPÓŁKI

• Prawo do informacji w spółce
• Zasady dotyczące informacji zamieszczanych na stronach www spółek kapitałowych
• Kto podpisuje dokumenty spółki (upoważnienia, pełnomocnictwo)
• Na jakich zasadach można wydawać dokumenty spółki członkom rady nadzorczej, zarządowi, pracownikom spółki
• Jakie kompetencja pracownika decydują o jego dostępie do poufnych dokumentów spółki
• Zasady prowadzenia kancelarii tajnej, tajemnice spółki
• W jaki sposób zorganizować obieg dokumentów niejawnych (ustawa o ochronie informacji niejawnych)

ARCHWIZACJA DOKUMENTACJI SPÓŁKI KAPITAŁOWEJ

• Kto ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości lub naruszenie wymogów dotyczących dokumentacji spółki, przechowywania jej? (odpowiedzialność karna, cywilna, podatkowa)
• Ważność dokumentów spółki do celów dowodowych
• Okres przechowywania dokumentacji spółki
• Niszczenie przedawnionych dokumentów, a działanie na szkodę spółki

PROWADZENIE KSIĘGI AKCYJNEJ/KSIĘGI UDZIAŁÓW W SPÓŁCE

• Zasady prowadzenia ksiąg akcyjnych/ksiąg udziałów
• Sporządzanie i aktualizowanie księgi akcyjnej/księgi udziałów
• Prowadzenie elektronicznej księgi akcyjnej/księgi udziałów
• W jaki sposób archiwizować księgi
• Na jakich zasadach udostępniać księgi akcyjne i komu?
• Kto może mieć dostęp do księgi akcyjnej/księgi udziałów
• Przenoszenie akcji/udziałów na inną osobę

PRZYGOTOWANIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO DLA ZARZĄDU SPÓŁKI

• Sporządzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki. Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu (podstawowe błędy popełniane przy pisaniu sprawozdań)
• Zasady wyboru biegłego rewidenta (czy zarząd może samodzielnie wybierać biegłego rewidenta?)
• Ogłaszanie sprawozdań finansowych
• Jakie dokumenty są składane obligatoryjnie przez spółkę do Krajowego Rejestru Sądowego w związku z zakończeniem roku obrotowego
  
  

*Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów konferencji, kursów i seminariów zawartych w ofercie Langas Group w formie elektronicznej lub jakiejkolwiek innej bez zgody autora zabronione.

Certyfikaty:

Certyfikat

Grupa docelowa:

• Administracja/Logistyka
• Biuro Zarządu
• Finanse
• HR/Szkolenia
• Menedżerskie
• Prawo

Poziom zaawansowania:

średni