Standardy Pracy Asystentki/Asystenta/Sekretarki

Zapytaj o to szkolenie

Poruszane zagadnienia:

Podczas szkolenia dowiesz się:

• Jak kształtować swoje zachowania w zgodzie z biznesowymi standardami savoir-vivre?
• W jaki sposób budować profesjonalny wizerunek w oczach klientów?
• W jaki sposób prowadzić rozmowy telefoniczne, które będą świadczyć o wysokim standardzie pracy?
• Jak komunikować się z klientem, badać jego potrzeby i jak reagować na pytania, czy zastrzeżenia?
• Jak przygotować kluczową dokumentację na zlecenie przełożonych?
• Jak sporządzać pisma i korespondencję handlową w kontakcie z firmami zewnętrznymi?
• Jak kompletować i dystrybuować i czuwać nad obiegiem dokumentacji?
• Jak dbać o bezpieczeństwo informacji oraz porządek dokumentacyjny?

Cel szkolenia:

Podczas szkolenia dowiesz się:

• Jak kształtować swoje zachowania w zgodzie z biznesowymi standardami savoir-vivre?
• W jaki sposób budować profesjonalny wizerunek w oczach klientów?
• W jaki sposób prowadzić rozmowy telefoniczne, które będą świadczyć o wysokim standardzie pracy?
• Jak komunikować się z klientem, badać jego potrzeby i jak reagować na pytania, czy zastrzeżenia?
• Jak przygotować kluczową dokumentację na zlecenie przełożonych?
• Jak sporządzać pisma i korespondencję handlową w kontakcie z firmami zewnętrznymi?
• Jak kompletować i dystrybuować i czuwać nad obiegiem dokumentacji?
• Jak dbać o bezpieczeństwo informacji oraz porządek dokumentacyjny?

Program:

Dzień I 

BIZNESOWY SAVOIR-VIVRE W PRACY ASYSTENTA/SEKRETARKI

• W jaki sposób nasze zachowania mogą kształtować dobry wizerunek firmy?
• Wprowadzenie w reguły wytyczane przez savoir-vivre
• Formy zachowań, zwrotów i sposoby postępowania wyznaczające wysoki poziom i elegancję kontaktów z partnerami firmy, czy z gośćmi
• W jaki sposób stosować zasady savoir-vivre, aby zachowania były odbierane jako naturalne?
• W jaki sposób witać i żegnać gości, partnerów biznesowych firmy, jak przedstawiać siebie i innych? Jak zapowiadać przybycie gości, wizytacji?
• W jaki sposób zareagować i zachować się w kłopotliwych sytuacjach?

KULTURA SŁOWA I ZACHOWANIA ZGODNE Z BIZNESOWYM SAVOIR-VIVRE

• Komunikacja w duchu dobrych manier i kultury biznesowej
• Język, styl i atmosfera rozmów/wypowiedzi
• Jak umiejętnie prowadzić rozmowę, small talk?

ORGANIZACJA I OBSŁUGA NARAD, ZEBRAŃ, WIZYT, DELEGACJI

• Rodzaje i formy spotkań
• W jaki sposób przygotowywać poszczególne formy spotkań, czy narad?
• Zapraszanie gości na spotkanie
• Organizowanie miejsca spotkań

PROFESJONALNA KOMUNIKACJA W PROCESIE OBSŁUGI KLIENTA

• Budowanie osobistej wiarygodności jako reprezentanta firmy
• Co wzmacnia nasz wizerunek komunikacyjny?
• Jakie są potrzeby klientów w zakresie jakości obsługi?
• Zasady postępowania na etapie rozpoczęcia obsługi klienta
• W jaki sposób zbierać informacje o potrzebach klienta?

PROWADZENIE ROZMOWY TELEFONICZNEJ Z KLIENTEM

• Definiowanie celów rozmowy
• Głos i intonacja w rozmowie telefonicznej
• Fazy rozmowy telefonicznej
• Techniki prowadzenia i kierowania rozmową telefoniczną
• Jak mówić i aktywnie słuchać?
• Zasady poprawnego przekazywania informacji przez telefon
• Kłopotliwe i trudne pytania Klienta
• Rozwinięcie (odpowiadanie na pytania, radzenie sobie z wątpliwościami)
• Negatywne postawy - reagowanie
• Podstawowe błędy popełniane w rozmowie telefonicznej i jak im zapobiegać?

JAK RADZIĆ SOBIE W TRUDNYCH SYTUACJACH Z KLIENTEM?

• Przełamywanie oporów klienta
• W jaki sposób radzić sobie z problemami klientów, na które nie mamy wpływu?
• Jak reagować na zastrzeżenia klienta?

Dzień II

DOKUMENTACJA WEWNĘTRZNA PROFESJONALNEGO ASYSTENTA

• Jak przygotować sprawozdanie dla przełożonego?
• W jaki sposób napisać informację wewnętrzną, polecenie służbowe, czy upomnienie w imieniu przełożonego?
• Jak skonstruowany jest regulamin wewnętrzny firmy? Jak go zbudować?
• Jak tworzyć instrukcję kancelaryjną?
• Katalogowanie i znakowanie dokumentacji wewnętrznej – dobre praktyki

TWORZENIE KORESPONDENCJI Z FIRMAMI ZEWNĘTRZNYMI – W FORMIE PAPIEROWEJ I ELEKTRONICZNEJ

• Jakie są zasadnicze części oficjalnego listu? W jaki sposób sporządzić oficjalne pismo, list?
• Tworzenie pism w komunikacji z klientem:, wyjaśnienia, przeprosiny, odpowiedzi na reklamacje
• Jak stworzyć zapytanie ofertowe zgodne z prawnymi regułami?
• Wysyłanie zaproszeń, podziękowań, informacji do władz państwowych i administracyjnych

KOMPLETOWANIE I DYSTRYBUCJA DOKUMENTACJI FIRMY POPRZEZ SEKRETARIAT

• Obieg zewnętrzny i wewnętrzny dokumentów (forma czynności prawnej, podpisywanie dokumentów)
• Wprowadzenie w elementy dokumentacji kontraktowej: list intencyjny, umowa przedwstępna, umowa finalna
• Jak uzyskać odpis wpisu do KRS?
• Wpis do KRS - konsekwencje i jego ważność
• Faktury, umowy, dokumenty kadrowe, wezwania do zapłaty, monity, protokoły

OCHRONA INFORMACJI FIRMOWYCH, DOKUMENTACJA TAJNA, ARCHIWIZOWANIE – KONTROLNA FUNKCJA SEKRETARIATU

• Procedury prawne tworzenia – zarządzeń, decyzji, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw -– formy zgodne z polskimi i europejskimi wymogami
• Ochrona danych osobowych
• Ochrona informacji niejawnej
• Nadzór nad dokumentacją
• Rejestrowanie i przechowywanie protokołów
• Archiwizacja i zasady udostępniania protokołów
• Odpowiedzialność prawna za wytwarzaną dokumentację
• Ochrona informacji spółki i jej kontrahentów, tajemnica przedsiębiorstwa

*Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów konferencji, kursów i seminariów zawartych w ofercie Langas Group w formie elektronicznej lub jakiejkolwiek innej bez zgody autora zabronione.

Certyfikaty:

Certyfikat ukończenia szkolenia

Grupa docelowa:

• Administracja/Logistyka
• Biuro Zarządu
• Finanse
• HR/Szkolenia
• Menedżerskie
• Prawo
• Sprzedaż

Co zawiera cena:

CENA ZAWIERA:

• uczestnictwo w szkoleniu dla 1 osoby
• materiały szkoleniowe, zaświadczenie ukończenia szkolenia
• poczęstunek podczas przerw

*cena nie zawiera noclegu

Poziom zaawansowania:

średni